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簡単!!Excelでデータ分析を始めよう - ビジネスの生命であるデータを活用する

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ビジネスの現場で常に発生している「データ」。社会の情報化が進んだ今日、社内に蓄積しているデータを有効に活用できるか否かがこれからの企業の成否を分けることになります。

今回は、Excelを使って簡単に始められる「データベース機能」について学んでいきましょう。

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データを活用するための第一ステップ - データベースとは?

ビジネスの現場で常に発生している「モノ」があります。皆さん何だと思いますか?それは「データ」です。何かを売買したときに発生する「データ」。新規に開発した商品の試験結果の「データ」などなど。

これらのデータを活用する時に登場するのが、データを蓄積・管理する「データベース」です。

しかし、データベースを本格的に使用するとなると専門的な知識を持った技術者が必要となります。このような場合にとても役に立つのが、Excelの「データベース機能」なのです。

Excelの「データベース機能」とは?

日常の中で発生する「データ」はただ貯めていくだけでは何の役にも立ちません。蓄積したデータを分析して、その結果何か新しい知見を得なければ、「データ」は宝の持ち腐れとなってしまいます。

では、Excelのデータベース機能とはどのようなものでしょう?

Excelは、「表計算ソフト」と呼ばれるソフトに該当します。データを縦横2次元の表形式に整理をしたり計算したりできるのが「表計算ソフト」です。

Excelではある条件を満たすようにデータが入力されると、データベースのようにデータの検索や集計が簡単できるようになります。これが「データベース機能」なのです。

「データベース機能」を利用するには?

入力されたデータに対して、Excelが「データベース機能」を利用できるかどうかについて判断するためには、以下のような条件を満たす必要があります。

先頭行は項目名

Excel上で「データベース」として認識されるための、第一の条件は「先頭行が項目名」となっていることです。たいていの人は表の先頭部分に、各項目がどのような意味のデータなのかを項目名として設定するのではないかと思います。
これがまず第一の条件となります。

データは1行1件

データの部分は1行につき1件の意味を持つデータとなるように入力します。
「ある特定の項目に『但し書き』をつけたい」と思ったときに、該当箇所の直下の行に「※○○は・・・」のように説明のための入力をすることがあるかと思います。
このような行が途中で入ってしまうと「データベース機能」が利用できなくなってしまいます。

データベースとそれ以外はくっつけない

データベースとして扱う表のすぐ隣(またはすぐ下)に、その表と関連のある別の表を付けたりすることもあります。
もし追加する表が、データベースとして扱う表にすぐに接するようにあったとすると、どこからどこまでがデータベースとして扱う表なのか分からなくなってしまいます。
このようなことを避けるためには、1シート1表となるようにデータを整理しながら入力していくとよいでしょう。

おわりに

今回はどのようにすれば、Excelで「データベース機能」を利用できるようになるかを中心に説明してきました。

「データベース」と聞くと難しそうですが、簡単なデータの分析であれば十分にExcelで対応可能です。

Excelを活用したデータ分析を身に着けて、他社との差別化を図っていきましょう。

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