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Excelで始めるデータ管理のコツ3つのポイントとは - データ整理の超基礎編

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ビジネスの現場では日々「データ」が発生しています。ITの技術進歩と普及が進んだ今日、その「データ」をビジネスに活用できるか否かが重要なポイントとなります。

そのデータ管理に使えるのがExcelです。が、上手に使わないと、うまくデータを活用できなくなってしまいます。

Excelを上手に使いこなす超基礎的なポイントについて学んでいきましょう。

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「Excel」とは?

改めて説明するまでもないのかも知れませんが、「Excel」について復習しておきましょう。
ExcelはMicrosoft社が販売しているオフィスソフトの中核のひとつで、「表計算ソフト」です。その名の通り、「表」を作成したり、その中で計算を行うためのソフトです。
ですが実際には、「表計算」の目的以外に文書作成にも利用されていることが多いようです。今回は、「表計算ソフト」として、データ管理目的でExcelを上手に使いこなすためのポイントについて説明します。

Excelで上手に「データ管理」するためのポイント3か条

Excelを上手に使いこなすために重要なポイントは、次の3点にまとめられます。

  1. データの型を適切に使い分ける
  2. 1シート1表にする
  3. 1つのセルに複数の意味を持たせない

データの型を適切に使い分ける

「データの型を適切に使い分ける」とは、そのデータを数値として扱うのか、日付データとして扱うのか、文字データとして扱うのかを意識して使うことです。
数値として扱うべき「金額」や「数量」を入れるセルに、「1000円」とか「10個」のように単位を含めたり「未定」のように文字列を入れてしまうとデータの集計ができなくなってしまいます。
データの集計や計算ができなくなってしまうと、Excelとしての機能が活用できなくなってしまうのでもったいないですよね。データの集計を上手に行うための第一歩がデータの型を適切に設定することなのです。

1シート1表にする

Excelに表を作成していくと、場合によってはスペースが大きく余ってしまって、空いたスペースに別の表をもうひとつ作ってしまうことがあります。
一見するとこれは便利なようですが、データ管理の観点からするともったいないことです。
1シートの中に複数の表が入っていると、データの集計をしたりフィルターでデータの検索をかけたりするときにうまく機能しないことがあります。
これもデータの集計・管理ができなくなってしまう残念な使い方のひとつです。

1つのセルに複数の意味を持たせない

たまに備忘録的にメモ書きのような内容を集計に使うためのセルに入力しているケースがあります。
これも1つ目で指摘したことと同じですが、データの集計ができなくなってしまいます。
「備忘録」としてのメモ書きを残したい場合は、コメント機能を使うか、別の列に「備考欄」「コメント欄」のような列を作成して、そこに記録するようにしましょう。

おわりに

今回はExcelでデータ管理を始める際に、最初に注意すべきことを3点説明しました。
Excelを意外と使いこなせていない人、身近にいませんか?
Excelを使いこなすことがデータ集計の第一歩です。データ集計にExcelを活用してライバルに差をつけましょう!

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